Hybride Meetings = Inklusion
Seit der Einführung von M365 haben wir in der Wiener Stadtwerke-Gruppe einen wichtigen Schritt Richtung New Work gesetzt. Wir arbeiten flexibel, ortsungebunden, unabhängig von Zeit und Raum. Eine moderne Arbeitskultur eben. Möglich machen das Teams, Sharepoint, OneDrive & Co. Modern muss auch die Meeting-Kultur sein.
“Hybrid-Events sorgen für Inklusion. Sie verschmelzen die reale und virtuelle Welt. Sie bringen die Menschen vor Ort und remote zusammen“, ist Yuan Huang (Change & Adoption Consultant) überzeugt.
Unser Team Change & Adoption Services berät und begleitet bei hybriden und Online-Events von der Konzeption, über das technische-Setup bis zur Durchführung und Online-Moderation. Egal ob beim Konzernthementag, bei Online-Schulungen oder Workshops: unser Change Team bringt beide Welten zusammen – und Yuan hat für dich nun ein paar Tipps dabei.
Vor dem Hybrid-Event
👉 Yuan´s Key Message: Definiere deine Zielgruppe und fixiere Organisation, Inhalt und Ablauf!
Hybrid-Checklist: Getting ready!
- Zielgruppe/Teilnehmer*innen definieren: Wer soll dabei sein und warum?
- Agenda festlegen: Welches Thema soll bearbeitet werden? Was sollen die Teilnehmer*innen machen/bearbeiten?
- Organisation checken: Die Zuständigkeiten müssen klar aufgeteilt werden. Je nachdem wie groß das Vorhaben ist, gilt: Bei jeder Zuständigkeit mindestens eine Ressource einplanen, z.B. 1 Ressource für die Vor-Ort-Koordination, 1 Ressource für den Online-Part, 1 Ressource für die technische Abwicklung von Ton und Bild.
- Online-Settings einstellen: Zielgruppe und Agenda sind fixiert? Super – jetzt kannst du die Online-Einstellungen für das Event vornehmen: Audio, Ton, Aufzeichnung, Gruppenräume (Breakout Rooms) oder Forms-Umfrage – achte auf die Zuweisungen und Einstellungen für die Teilnehmer*innen.
- Rollen zuweisen: Gib für jene Personen in der Organisation die Berechtigung frei, die sie für bestimmte To-Dos benötigen.
- Script schreiben: Timings, Positionen, Ablauf - wer macht was wann?
- Testing: Mach einen Trockenlauf und teste mit deinen Mit-Organisator*innen (Punkt 3) die Einstellungen. Spielt das Event zumindest einmal durch, ob alles sitzt wie es sitzen soll.
Während des Hybrid-Events
👉 Yuan´s Key Message: Schenke den Teilnehmer*innen vor Ort und virtuell volle Aufmerksamkeit und binde beide Seiten aktiv ein.
Hybrid-Checklist: Let´s rock!
- Guidance durch das gesamte Event: Vom Welcome bis zum Verabschieden mach aus beiden Teilnehmer*innen-Kreisen eine gemeinsame Einheit. Ein Moderations-Duo Vor-Ort und Online verbindet beide Welten.
- Starte mit einem Icebreaker: Hol online und vor Ort alle mit an Bord.
- Sorg für Abwechslung: Alles nur kein „Death by Powerpoint“ ☠️ Brech Regelmäßigkeiten auf und bau Überraschungen ein – so hältst du live und virtuell die Leute am Ball.
- Interaktion ist essenziell: Quiz, Votings oder Themen bearbeiten – lass die Teilnehmer*innen ins Doing kommen.
- Chat im Auge behalten: Beim Hybrid-Event geht’s rund im Chat? Sehr gut – achte auf die Nachrichten und Kommentare und bau Online-Input ins Live-Geschehen ein – um umgekehrt.
- Achte auf die User Experience: Gib beiden Seiten die volle Aufmerksamkeit und sorge all in all für ein super Erlebnis.
- Baba & tschüss: verabschieden und beenden des Hybrid-Events nicht vergessen 😉
Danach
Falls du das Event aufgezeichnet hast, kannst du es danach inkl. Unterlagen an alle verschicken.
And that's a wrap...